La segreteria medica di un poliambulatorio svolge un ruolo prezioso e insostituibile: gestire con perizia prenotazioni e appuntamenti, archiviare con attenzione dati sensibili, impegnative e referti, organizzare in modo chiaro e funzionale la prenotazione dei macchinari e degli studi medici, coordinando quotidianamente i numerosi professionisti che offrono le proprie prestazioni all’interno della struttura.
Una segreteria rapida ed efficiente, che svolge ogni compito con cura e comunica in modo chiaro con dottori e pazienti, contribuisce a restituire un’immagine di alto profilo al poliambulatorio. Sapere di poter far affidamento su un front/back office capace, attento e scrupoloso fa la differenza sia per chi si reca in un ambulatorio per ricevere cure adeguate, sia per chi svolge il proprio lavoro in un ambiente ben organizzato e pronto a ogni eventualità.
Naturalmente, però, anche la migliore delle segreterie può incappare in qualche imprevisto, in piccoli errori o in disguidi tecnici: capita di non riuscire a far fronte a una mole di dati e documenti particolarmente impegnativa, di perdersi un appunto o accumulare qualche ritardo dovuto a una giornata molto intensa.
Nonostante l’impegno, la possibilità di commettere un errore non svanisce mai del tutto, soprattutto quando ci si occupa di un’attività che richiede di incastrare orari ed esigenze diverse.
L’introduzione di un software gestionale medico come MedMaker può – però – facilitare il lavoro di una segreteria!
Le funzionalità di un software gestionale per la segreteria medica
Un software gestionale medico può, innanzitutto, velocizzare e semplificare il processo di accettazione.
Il sistema permette a ogni paziente di registrarsi comodamente da casa, utilizzando un PC, un Tablet o uno Smartphone, controllando automaticamente i dati registrati e segnalando eventuali errori. In ambulatorio, ogni documento può essere gestito in Word o PDF e firmato dal paziente su una apposita tavoletta grafometrica: nessun passaggio dell’accettazione richiede, quindi, la stampa di fogli e documenti o la loro archiviazione fisica.
MedMaker: un esempio della schermata per l’accettazione
Anche le prenotazioni possono essere semplificate, gestendo in pochi click prestazioni, pacchetti, cicli di cura o cartelle cliniche elettroniche e impostando con facilità calendari e orari del centro medico e dei suoi professionisti. Al paziente arriveranno, poi, in modo automatico i reminder relativi alle proprie visite e al ritiro dei referti.
La pianificazione di risorse e prenotazioni
Infine, un gestionale può avere interessanti applicazioni anche per quanto riguarda le strategie di marketing, fornendo liste di pazienti organizzati per fascia di età, patologie e prestazioni a cui inviare E-mail, SMS o inviti sui principali Social Network.
Il sistema può – poi – verificare i risultati ottenuti, analizzando i dati e segnalando i feedback ricevuti: in questo modo sarà molto più facile per ogni struttura stabilire quali siano le mosse più giuste per migliorare le performance di comunicazione e vendita.
Un esempio di liste pazienti da riutilizzare per strategie di marketing mirate
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MedMaker è il software che può aiutarti a facilitare il lavoro della segreteria medica, fornendo funzionalità adatte a tutti i professionisti della salute che esercitano all’interno di poliambulatori, ambulatori e studi medici.
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