IRMET è un centro di eccellenza nella diagnostica per immagini con tecnologia PET-CT, attivo a Torino dal 2003.
Dal 2007 IRMET fa parte del gruppo internazionale AFFIDEA che gestisce oltre 150 centri medici privati o convenzionati, distribuiti in 14 paesi.
La conservazione della documentazione in ambito sanitario costituisce una grande criticità per la riservatezza delle informazioni trattate, i livelli di sicurezza richiesti, gli obblighi normativi, la grossa quantità di dati, la necessità di potervi accedere velocemente anche a distanza di tempo. Per questi motivi la maggior parte delle strutture sanitarie si trova a dover gestire ingenti archivi cartacei e a dedicare a questi numerosi scaffali e ampi locali.
Il sistema di archiviazione adottato da IRMET, pur essendo particolarmente ordinato e organizzato, comportava l’esigenza di spazi sempre maggiori e costi di gestione elevati. I costi di gestione di questa grossa quantità di documenti cartacei non sono solo legati allo spazio fisico, ma anche e soprattutto al tempo necessario per archiviare correttamente le cartelle e reperirle quando serve. La gestione giornaliera dell’archivio nel caso di IRMET era particolarmente onerosa ed occupava circa il 50% del tempo delle risorse dell’ufficio accettazione.
Per questi motivi nel luglio 2015 IRMET ha affidato a SOFT PLUS e ADHOC SOLUTIONS l’incarico di avviare un progetto per la dematerializzazione delle cartelle sanitarie.
L’interfaccia del nostro software gestionale MedMaker
SOFT PLUS è l’azienda di Torino che ha sviluppato MedMaker, il software ERP specifico per poliambulatori medici usato da IRMET da alcuni anni per gestire tutti i suoi processi, dalla prenotazione, alla refertazione, alla fatturazione, allo scambio dati con i sistemi informativi regionali e nazionali.
ADHOC SOLUTIONS è l’azienda di Milano specializzata nella dematerializzazione documentale, nell’archiviazione elettronica e conservazione digitale.
Il progetto è stato diviso in due fasi, nella prima sono state acquisite otticamente tutte le cartelle presenti in archivio, convertite in formato elettronico e rese facilmente accessibili direttamente dal software gestionale MedMaker, nella seconda fase sono stati rivisti tutti i processi del centro medico per evitare del tutto la produzione di nuovi documenti cartacei.
In pochi mesi l’archivio fisico di IRMET è stato completamente svuotato, sono stati installati dispositivi per la firma elettronica dei documenti da parte del paziente, scanner per acquisire la documentazione medica portata dai pazienti, dispositivi per la firma digitale dei referti da parte dei medici ed è stato avviato un sistema per l’archiviazione elettronica e la conservazione digitale, conforme a tutte le direttive e le norme attive in ambito sanitario.
Il progetto è stato completato secondo il planning iniziale nel maggio 2016, ma poiché i cambiamenti ai processi sono stati introdotti in modo graduale, già nei primi mesi sono stati ottenuti significativi risultati in termini di riduzione di costi e di recupero di efficienza.
I consulenti di ADHOC SOLUTIONS hanno assistito IRMET in tutti gli adempimenti di legge, dalle notifiche al Garante, alle pratiche di acquisto e attivazione della firma digitale, alla procedura di conservazione prevista dal codice dell’amministrazione digitale e dal Ministero della Salute.
Un esempio di gestione della fatturazione
Il notevole vantaggio della soluzione adottata da IRMET è stata la perfetta integrazione del sistema documentale con il software gestionale MedMaker, evitando qualsiasi ridondanza.
“I consulenti di SOFT PLUS e ADHOC, grazie alla loro esperienza in ambito medico e sanitario sono stati di grande aiuto nel rivedere i nostri processi senza penalizzare la nostra efficienza, anzi riducendo complessivamente il tempo di permanenza del paziente nella nostra struttura. Il nuovo approccio ci aiuterà ad affrontare in modo più strutturato uno dei problemi maggiori del business di IRMET: garantire l’interesse del paziente, in termini di tutela della dignità e privacy dello stesso, a fronte di un servizio modernamente organizzato, efficiente e di forte approccio etico”
commenta Elisabetta Salza, Amministratore Delegato di IRMET.
“In IRMET AFFIDEA abbiamo trovato un cliente serio, con cui abbiamo potuto realizzare un progetto che non ha molti eguali, in quanto non si è limitato a digitalizzare un archivio o a automatizzare un singolo flusso di lavoro. Si è trattato di un progetto di dematerializzazione a 360°, che ha investito aspetti di innovazione tecnologia ed organizzativa, aspetti di corretto trattamento e sicurezza dei dati, anche sensibili. Ritengo che il plus dato da ADHOC al progetto sia stata una consulenza sia direzionale che operativa a tutto tondo, un lavoro svolto in team con i responsabili e referenti interni IRMET AFFIDEA ed anche con alcuni fornitori storici, come la SOFT PLUS che ha realizzato l’ERP MedMaker attualmente in uso presso IRMET AFFIDEA.”
commenta Simona Matera, CEO di ADHOC SOLUTIONS.
“ADHOC e SOFT PLUS non hanno venduto un software ma una consulenza di progetto ed un servizio, poi, di conservazione a norma. La revisione dei processi aziendali contestualmente all’introduzione delle nuove tecnologie ha permesso a IRMET di ottenere vantaggi immediati e di ridurre al minimo il tempo di ritorno dell’investimento.”
commenta Davide Rostagno, Senior Partner di SOFT PLUS.